SYSTEM INKA

Installation & Update

Sicher auf
Version 2026.10.6.

Für vorhandene Versionen 2026.9.x, 2026.10.1 bis 2026.10.5 wählen Sie das kleine Update auf 2026.10.6. Für neue Arbeitsplätze, ältere Versionen oder fehlende Komponenten installieren Sie zuerst das Vollsetup 2026.10.1 und danach das kleine Update.

Zum Download

Vorhandene Version 2026.9.x, 2026.10.1 bis 2026.10.5

Updateassistent 2026.10.6

Für eingerichtete Arbeitsplätze mit SYSTEM INKA 2026.9.x ab 2026.9.1 sowie 2026.10.1 bis 2026.10.5. Unterstützt lokale Programmordner und die bisherige zentrale Programmablage auf einer Freigabe. Betroffene Programmdateien werden vor dem Austausch gesichert.

  • ca. 11,4 MB
  • Normal per Doppelklick starten
  • Wiederholung auf 2026.10.6 möglich

Netzordner werden mit Ihren bestehenden Änderungsrechten aktualisiert. Nur die lokale Installation fordert Administratorrechte an, nachdem das Paket lokal bereitgestellt wurde. Fehlende Arbeitsplatzkomponenten benötigen weiterhin das Vollsetup.

Updateassistent laden Anleitung zum Updateassistenten ↓
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Neue Arbeitsplätze · ältere Versionen · fehlende Komponenten

Vollsetup 2026.10.1

Richtet einen neuen Arbeitsplatz ein oder aktualisiert eine vorhandene Installation ab 2026.1.1. Die benötigten Laufzeitkomponenten und optional clawPDF sind enthalten.

  • ca. 500 MB
  • Administratorrechte erforderlich
  • Windows 10 oder neuer

Nach dem Vollsetup das kleine Update auf 2026.10.6 installieren. Beide Pakete können vorab heruntergeladen und anschließend offline ausgeführt werden.

Vollsetup laden Anleitung zum Vollsetup-Update ↓
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Der Updateassistent vom 26.10.2026 korrigiert die Monatsstunden bei reiner Zeiterfassung und die U1-/U2-Berechnung bei Midijobs. Bereits gespeicherte Abrechnungen werden dadurch nicht rückwirkend geändert. Bei einem abgebrochenen Netzupdate bietet er eine Wiederherstellung an. Das Vollsetup bleibt auf 2026.10.1; anschließend führt das kleine Update auf 2026.10.6. Vor der Installation Daten sichern und SYSTEM INKA an allen Arbeitsplätzen schließen. Der erste Start aktualisiert die Datenbank bei Bedarf auf Stand 605; anschließend müssen alle Arbeitsplätze mit dieser Datenbank den neuen Programmstand verwenden.

Neu in 2026.10.6 und weiterhin enthalten

Mehr digital erledigen.
Weniger doppelt erfassen.

Die wichtigsten Neuerungen seit Version 2026.1.1 im Überblick. Neben neuen Funktionen enthält der Stand zahlreiche technische Verbesserungen und Korrekturen.

Neu in 2026.10.6

Monatsstunden bei reiner Zeiterfassung

Im Modus „Nur Zeiterfassung“ zeigt die Buchungsliste die Stunden des jeweiligen Kalendermonats. Ausdrücke über mehrere Monate erhalten getrennte Monatssummen. Buchungen, Auftragskosten und Zeitkonten bleiben erhalten.

Änderungsbeschreibung ansehen →
Neu in 2026.10.6

U1 und U2 bei Midijobs korrigiert

Die Umlagen verwenden im betroffenen Berechnungsweg jetzt die reduzierte Beitragsgrundlage. Bereits gespeicherte Abrechnungen werden durch die Installation nicht rückwirkend geändert; notwendige Datenkorrekturen sind gesondert abzustimmen.

Änderungsbeschreibung ansehen →
Seit 2026.10.4

Datenbank-Startfehler behoben

Die Vorbereitung der Zeitkorrektur berücksichtigt jetzt eine bereits vorhandene automatische Buchungsnummer. Ein mit der AutoWert-Meldung abgebrochenes Datenbank-Update kann fortgesetzt werden. Buchungen und vorhandene Kennungen bleiben erhalten.

Änderungsbeschreibung ansehen →
Seit 2026.10.3

Lizenzwarnung korrigiert

Nach erfolgreicher Lizenzinstallation verschwindet die Warnung. Lizenzname und Speicherergebnis werden korrekt angezeigt; ein fehlgeschlagener Neuabruf erhält die vorhandene gültige Lizenz.

Seit 2026.10.3

Archivieren und PDF kontrollieren

Für Angebote, AB und Rechnungen einzeln aktivieren – mit Kunden-Ausnahmen. Nach der Archivierung öffnet sich die PDF. Papierdruck und Versand veranlassen Sie nach der Kontrolle.

Ablauf und Screenshots ansehen →
Seit 2026.10.3

Eigene Angebotsmailnamen

Dateinamen mit Belegdatum, Angebots- und Kundennummer zusammenstellen. Die Vorschau zeigt den Namen für direkten Versand und Archivversand.

Einstellung mit Screenshot ansehen →
Seit 2026.10.3

Zeitkorrekturen nachvollziehen

Freigegebene Buchungen in der Einzelansicht des Stundenausdrucks Mitarbeiter mit Begründung korrigieren. Änderungen bleiben im Verlauf sichtbar; Zeit- und Auftragssummen werden angepasst. Frühere Monate und gespeicherte Abrechnungen bleiben geschützt.

Umfang der Zeitkorrektur ansehen →
Seit 2026.10.2

Papierdruck nach PDF-Erzeugung korrigiert

Beim Angebots- und Belegdruck wird nach der zusätzlichen PDF-Erzeugung der im Druckdialog gewählte Drucker verwendet. Ein zuvor aktiver PDF-Drucker überschreibt die Auswahl nicht mehr. Automatische PDF- und E-Rechnungsausgabe bleiben erhalten.

Neu in 2026.10.1

Druckereinrichtung mit gezielten Administratorrechten

SYSTEM INKA bleibt im normalen Benutzerkontext. Nur Installation von clawPDF und Druckeranlage fordern bei Bedarf Administratorrechte an. Vorhandene Drucker, fehlende Zugriffsrechte und ein nötiger Programmneustart werden getrennt erkannt. clawPDF kann bei Bedarf geprüft nachgeladen werden.

Neu in 2026.10.1

Freie Adressfelder wie Beliebig2 wieder korrekt zugeordnet

Zusätzliche Kundenfelder werden nicht mehr mit technischen Feldern der Rechnungsausgabe verwechselt. Der Button für Ausgangsrechnungen überdeckt die Eingabefelder nicht mehr.

Neu in 2026.10.1

UBL-Rechnungen und Gutschriften einlesen

Der E-Rechnungsleser unterstützt zusätzlich UBL Invoice und CreditNote. Die Originaldatei bleibt erhalten; die Anzeige ersetzt keine vollständige Formatvalidierung.

Neu in 2026.10.1

Lohnabrechnung und Jahresausgleich korrigiert

Verbesserte Übergabe der Pflegeversicherungs-Kinderabschläge an die Lohnsteuerberechnung 2026 und centgenaue Kirchensteuerbasis. Ein Protokollierungsfehler darf die SV-Berechnung nicht mehr abbrechen. Zusätzliche Prüfungen verhindern unzulässigen Arbeitgeber-Jahresausgleich, insbesondere bei Kurzarbeit, Steuerklasse V/VI oder unvollständiger Historie. Frühere Abrechnungen werden durch das Programmupdate nicht automatisch korrigiert.

E-Rechnung

ZUGFeRD und XRechnung direkt erzeugen

Die gewünschte Ausgabeart wird je Kunde hinterlegt. SYSTEM INKA sammelt die Rechnungsdaten, prüft die wichtigsten Pflichtangaben und erstellt daraus eine elektronische Rechnung.

Benötigte Angaben und Ablauf ansehen →
Dokumentenarchiv

Belege sicher wiederfinden

Ausgehende E-Rechnungen können automatisch archiviert werden. Eingehende PDF- und XML-Rechnungen lassen sich übernehmen, suchen, öffnen, exportieren und erneut versenden.

E-Mail-Versand

Rechnungen vorbereitet versenden

Mit Outlook oder dem integrierten Mailfenster entstehen vorbereitete Nachrichten samt Anhang. Betreff, Nachricht und Dateiname können über Vorlagen angepasst werden.

Neue Ansichten

Listen moderner auswerten

Unter anderem Mitarbeiter-, Zeit-, Resturlaubs- und Stundenansichten wurden übersichtlicher gestaltet und lassen sich sortieren beziehungsweise drucken.

Lohn & Sozialversicherung

Berechnungen weiter präzisiert

Korrekturen betreffen unter anderem Rentenversicherungsbeiträge und Rundungen im Übergangsbereich sowie einzelne Konstellationen bei Sozialversicherung und Kurzarbeit.

Meldeverfahren

Assistenten robuster gemacht

Die Unterstützung für ELSTER- und SV-Meldeportal-Abläufe wurde an mehreren Stellen stabilisiert und an geänderte Portalseiten angepasst.

Hinweis: Gesetzliche und portalabhängige Funktionen sollten nach einem Update zunächst mit einem bekannten Vorgang geprüft werden.

E-Rechnung verständlich erklärt

Welche Angaben
werden zusätzlich benötigt?

Eine E-Rechnung ist nicht nur eine sichtbare PDF-Datei. Die Rechnungsangaben werden zusätzlich in einer fest vorgegebenen, maschinenlesbaren Struktur gespeichert. Deshalb müssen einige Daten genauer gepflegt sein als beim bisherigen Ausdruck.

ZUGFeRD

PDF und Rechnungsdaten in einer Datei

Der Empfänger sieht eine normale PDF-Rechnung. Zusätzlich ist die strukturierte XML-Rechnung in der PDF eingebettet. Für gewöhnliche Geschäftskunden genügt meist eine korrekte Rechnungs-E-Mail; eine Leitweg-ID ist normalerweise nicht erforderlich.

XRechnung

Reine strukturierte XML-Rechnung

Die Rechnung wird als XML-Datei ausgegeben. Öffentliche Auftraggeber und Peppol-Empfänger verlangen häufig zusätzliche Empfängerkennungen. Welche Werte zu verwenden sind, muss der Rechnungsempfänger mitteilen.

Diese Informationen sollten vollständig sein

SYSTEM INKA übernimmt viele Rechnungsdaten automatisch. Die folgenden Grundangaben müssen einmalig oder je Kunde ergänzt werden.

Eigener Betrieb

Verkäuferdaten

  • Firmenname und vollständige Anschrift
  • Telefon und E-Mail-Adresse
  • eigene Umsatzsteuer-ID
  • ausgewählte Bankverbindung mit IBAN, Bankname und Kontoinhaber

Diese Angaben werden im E-Rechnungs-Assistenten geprüft. Verkäufer- und Bankdatensatz können als Vorgabe für noch nicht konfigurierte Kunden gesetzt werden.

Je Rechnungsempfänger

Kundendaten

  • Name und vollständige Anschrift
  • Rechnungs-E-Mail-Adresse
  • Umsatzsteuer-ID, sofern vorhanden
  • gewünschte Ausgabeart: ZUGFeRD oder XRechnung
  • bei Bedarf Leitweg-ID sowie Endpoint-ID und Endpoint-Schema

Die Konfiguration finden Sie beim Kunden über „Ausgangs-Rechnungen konfigurieren“.

Aus dem Auftrag

Rechnungsinhalt

  • eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Positionstexte, Mengen, Einheiten und Preise
  • Umsatzsteuersatz und Rechnungsbeträge
  • Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum
  • Zahlungsziel und gegebenenfalls Skonto

Diese Werte kommen aus dem vorhandenen Auftrag und der Rechnung. Aussagekräftige Positionstexte erleichtern auch dem Empfänger die automatische Verarbeitung.

Leitweg-ID und Endpoint

Zwei Angaben mit unterschiedlicher Aufgabe.

Die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an deutsche Behörden meist die Bestell- oder Empfängerreferenz. Sie wird vom öffentlichen Auftraggeber vergeben und muss exakt übernommen werden.

Die Endpoint-ID bezeichnet die elektronische Empfangsadresse. Das Endpoint-Schema erklärt, um welche Art von Kennung es sich handelt.

EME-Mail-Adresse
0204deutsche Leitweg-ID
0088GLN – globale Lokationsnummer
9930deutsche Umsatzsteuer-ID

Verwenden Sie immer genau die Kennung und das Schema, die der Empfänger genannt hat. Bei Unsicherheit beim Empfänger nach „Leitweg-ID, elektronischer Empfangsadresse und zugehörigem Schema“ fragen.

Vorbereiten Assistent ausführen

Eigene Verkäuferdaten, Bankverbindung, Archivordner und den E-Rechnungsdrucker prüfen.

Je Kunde Ausgabeart festlegen

Beim Kunden ZUGFeRD oder XRechnung wählen und die vom Empfänger erhaltenen Angaben eintragen.

Wie gewohnt Rechnung erstellen

Die Rechnung normal fertigstellen. SYSTEM INKA prüft die Pflichtangaben und übergibt die Daten an den E-Rechnungsdienst.

Abschließen Prüfen und versenden

Die erzeugte PDF- oder XML-Datei wird archiviert und kann anschließend per Outlook oder INKA-Mailfenster versendet werden.

Der richtige Weg

Update oder
neuer Arbeitsplatz?

Wählen Sie im Setup den Weg, der zu Ihrer Situation passt. Eine bestehende Installation bitte vorher nicht deinstallieren.

Bestehender Arbeitsplatz

Vorhandene Installation aktualisieren

Für SYSTEM INKA 2026.1.1 bis 2026.10.1. Das Setup erkennt installierte Ordner, erhält Datenbanken, Lizenzen, Einstellungen und vorhandene Vorlagen.

  1. Sichern: Kundendatenbank und externe Dokumente aktuell sichern.
  2. Schließen: SYSTEM INKA an allen Arbeitsplätzen vollständig beenden.
  3. Starten: Den kleinen Updateassistenten normal per Doppelklick starten. Beim Vollsetup als Administrator „Vorhandene Installation aktualisieren“ wählen.
  4. Vergleichen: Vorgeschlagenen Programmordner mit der bisherigen Verknüpfung abgleichen.
  5. Prüfen: Zuerst einen Arbeitsplatz starten und Version, Datenbestand, Lizenz und Druck kontrollieren.
Ausführliche Update-Anleitung laden ↓
PC-Wechsel oder zusätzlicher Arbeitsplatz

Neuen Arbeitsplatz einrichten

Das Setup installiert SYSTEM INKA und die benötigten Laufzeitkomponenten. Die vorhandene Kundendatenbank und Lizenz verbinden Sie anschließend separat.

  1. Dokumentieren: Datenbankpfad, Lizenz, Archivpfad, Drucker und besondere Einstellungen festhalten.
  2. Installieren: Setup als Administrator starten und „Neuen Arbeitsplatz einrichten“ wählen.
  3. Verbinden: SYSTEM INKA als normaler Benutzer starten und die vorhandene MDB auswählen.
  4. Übernehmen: Lizenz bereitstellen und Zugriffsrechte auf Datenbank und Archiv prüfen.
  5. Testen: Mandant, Rechnungsvorschau, Druck, Webansichten und benötigte Funktionen kontrollieren.
Ausführliche Installationsanleitung laden ↓

Vorher unbedingt erledigen

Ihre Daten bleiben
das Wichtigste.

Aktuelle Datensicherung

Sichern Sie die MDB-Datei und zusätzlich alle externen Dokumente, Bilder und das Dokumentenarchiv einschließlich des versteckten Ordners .si-archive.

Alle Arbeitsplätze schließen

Bei einem gemeinsamen Datenbestand darf während der Installation kein anderer Arbeitsplatz mit SYSTEM INKA arbeiten.

Bestehende Version behalten

Eine ältere Installation vor dem Update nicht deinstallieren. Das Setup sichert betroffene Programmdateien zusätzlich, ersetzt aber keine Datenbanksicherung.

Ersten Arbeitsplatz testen

Stellen Sie weitere PCs erst um, wenn Programmversion, Datenbestand, Lizenz, Rechnungsvorschau und Druck erfolgreich geprüft wurden.

Technischer Paketstand

Nachvollziehbar geprüft.

Das Vollsetup enthält unter anderem VB6-/DAO-Komponenten, RC6 6.0.10, Chilkat 10.1.2, den Microsoft-WebView2-Offline-Installer und optional clawPDF 0.9.3 mit dem Drucker „SYSTEM INKA E-Rechnung“.

GeprüftVollbuild, Paketinhalt, isolierte Updatewege und Netzupdate über SMB
Vollsetup · SHA-256 8B1CE5D7DA6BABB56377E5B02F0882A48589F5C672FA0008B25B75E1D33DAECA

Mit dieser Prüfsumme lässt sich das Vollsetup kontrollieren. Die Prüfsumme des kleinen Updates finden Sie direkt bei dessen Download.

Was wurde noch nicht vollständig erprobt?

Beim neuen Assistenten stehen der Kontowechsel zu einem anderen Administratorkonto und ein tatsächlicher Verbindungsabbruch im Kundennetz noch aus; Abbrüche des Dateiaustauschs wurden gezielt simuliert. Außerdem offen sind ein kompletter Durchlauf auf einem fabrikneuen Windows-PC, ein realer Update-Lauf mit jeder älteren MSI-Variante, ein echter Druckertest samt möglichem Neustart und der vollständige Deinstallationsweg. Deshalb sollte der erste produktive Einsatz begleitet erfolgen.

Wir begleiten den Umstieg

Lieber einmal vorher fragen.

Schreiben Sie uns kurz, welche SYSTEM-INKA-Version installiert ist, ob es sich um einen einzelnen PC oder mehrere Arbeitsplätze handelt und wo die Datenbank liegt.

Installation per E-Mail abstimmen